Si buscás una herramienta que te ayude a organizar y llevar la trazabilidad de un proyecto, un diagrama de Gantt —también conocido como hoja de ruta— es lo que necesitás.
En este artículo te contamos qué es y, adicionalmente, podés descargar gratis un diagrama de Gantt en Excel al final de este artículo para llenarlo con la información que necesités.
¿Qué es un diagrama de Gannt?
Si vos preguntaste lo mismo, la respuesta es simple: es un gráfico de barras que sirve para darle seguimiento a un cronograma de trabajo; en él se plasman los tiempos de dedicación según cada fase de un proyecto para que todos los miembros del equipo, jefes o clientes sepan cuánto tiempo se necesita para ver determinado resultado.
Es decir, una hoja de ruta sirve para mostrar cuándo se debe comenzar un proyecto, cuánto dura cada actividad o fase y cuándo debe finalizar.
Por eso, si vos tenés problemas para controlar y gestionar tu tiempo, hacer seguimiento a todas tus tareas y te genera estrés la cantidad de trabajo que tenés que hacer cada día, un diagrama de Gantt es especialmente útil si hay muchos pendientes o necesitás organizar tus pensamientos.
¿Para qué sirve una hoja de ruta?
Tal como comentamos arriba, sirve para llevar la trazabilidad de un proyecto, pero aquí mirá exactamente por qué:
- Para darle a tu proyecto orden: visualmente podés seguir el paso a paso de tu trabajo, estableciendo parámetros como cuándo se va a realizar, en qué orden y en qué tiempos.
- Organizar tu proyecto: hay tareas que son más complejas que otras, así que no se pueden hacer todo de un tirón para evitar riesgos que comprometan la gestión y el resultado final de un proyecto
Un diagrama de Gantt sirve justamente para una actividad que esté planteada a largo plazo o que esté dividida en fases.
Por eso, es una herramienta clave a la que pueden recurrir directores ejecutivos u otros miembros directivos de una organización; gerentes de áreas como marketing, finanzas o de operaciones; servicio al cliente; así como también puede utilizarse en el campo de la fabricación y construcción, y en el área de servicios públicos.
En fin, si hay una necesidad de organizar y llevar la trazabilidad de un proyecto, está la necesidad de crear un diagrama de Gantt.
- Para definir y supervisar la logística: si hay varios equipos implicados en un proceso, esta herramienta te ayudará a realizarle el seguimiento de tareas. Así, los miembros implicados sabrán si están a tiempo o si han generado algún retraso que podría influir negativamente en otras áreas.
Esto también es una forma de integrar a los equipos en una tarea en específico, ya que conocerán los responsables de cada labor.
- Medir tiempos y cargas de trabajo: nada más importante que ser realistas, y con esta herramienta es puedes planificar los tiempos de trabajo, saber si realmente son óptimos o no, e identificar si las cargas están equilibradas.
Si conocés bien los procesos y hacés un buen diagrama de Gantt, esto no tendría mayor inconveniente, ya que los tiempos estarán bien establecidos y las responsabilidades balanceadas.
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Cómo crear un diagrama de Gantt con Excel
En esta infografía podés ver el paso a paso para crear tu hoja de ruta en excel
Aunque ya sepás qué debe tener este diagrama, tenemos un obsequio: podés descargar tu plantilla de diagrama de Gantt y comenzar a llenarla tomando en cuenta los datos que te comentamos arriba.
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